Контекст

Компания реализует инвестиционный проект на территории опережающего социально-экономического развития и одновременно ведет иную деятельность. Для корректного учета результатов проекта, контроля показателей и подготовки отчетности требовалась прозрачная система раздельного учета.

Наименование компании, контрагенты, отдельные показатели и детали проекта не раскрываются в целях конфиденциальности.

Задача

Выстроить раздельный учет, который позволяет обособленно формировать доходы, расходы и финансовый результат по деятельности в ТОСЭР и иной деятельности компании.

Система должна была не только формировать рабочие регистры, но и быть встроена в ежедневный бухгалтерский процесс: операции необходимо сразу относить к соответствующему направлению деятельности, договору и объекту учета, а не собирать вручную в конце отчетного периода.

Дополнительно требовалось обеспечить:

• контроль доли доходов от деятельности в ТОСЭР;
• обоснованное распределение общехозяйственных расходов;
• корректный учет амортизации и лизинговых платежей по активам, которые могут использоваться в разных видах деятельности;
• подготовку подтверждаемой аналитики для расчета показателей декларации по налогу на прибыль;
• сверку данных рабочих регистров с бухгалтерским и налоговым учетом.

До

До начала проекта учет велся в общей системе без единой аналитической структуры, которая позволяла бы регулярно и доказуемо разделять деятельность в ТОСЭР и иную деятельность компании.

Для подготовки отчетности и расчетов требовалось вручную собирать данные о доходах, прямых и косвенных расходах, использовании основных средств, лизинговых платежах и хозяйственных операциях по договорам.

Не было единого порядка, который позволял бы:

• сразу определить, к какой деятельности относится конкретный доход или расход;
• видеть финансовый результат по деятельности в ТОСЭР отдельно от иной деятельности;
• регулярно контролировать долю доходов от деятельности ТОСЭР;
• единообразно распределять общехозяйственные расходы;
• учитывать фактическое использование основных средств между разными направлениями;
• быстро подготовить и проверить данные для налоговой отчетности.

В результате раздельный учет зависел от ручной обработки информации, а контрольные процедуры требовали значительных трудозатрат и не были встроены в регулярный учетный цикл.

Что сделано

1. Раздельный учет встроен в 1С

Настроен раздельный учет в 1С:Бухгалтерии 3.0 для деятельности в ТОСЭР и иной деятельности компании.

Выстроена аналитика на уровне субконто и групп субконто. Для бухгалтерии это означает, что каждая хозяйственная операция отражается с необходимой детализацией уже в момент ее ввода в систему.

Настроена структура договоров и групп договоров, которая используется как аналитический контур для отнесения доходов и затрат. Определены правила, по которым расходы списываются на соответствующие договоры, группы договоров и направления деятельности.

Проще говоря, учетная система сразу понимает, к какому виду деятельности, договору и объекту относится операция. Поэтому затраты не нужно «разыскивать» и вручную перераспределять в конце месяца.

2. Настроен учет доходов

Разработан журнал доходов от реализации с классификацией операций по деятельности ТОСЭР и иной деятельности.

Для каждой реализации определяется принадлежность к соответствующему направлению. Это позволяет формировать отдельные показатели доходов по деятельности ТОСЭР, иной деятельности и компании в целом.

3. Настроен контроль доли доходов

Создан регистр контроля доли доходов от деятельности ТОСЭР.

Контроль ведется:

• ежемесячно;
• нарастающим итогом;
• по контрольным точкам отчетного периода: квартал, полугодие, девять месяцев и год.

Такой формат дает возможность видеть показатель не только по итогам года, но и в течение периода — своевременно замечать отклонения и оценивать их влияние на деятельность компании.

4. Выстроено распределение расходов

Разработан порядок учета и распределения прямых и общехозяйственных расходов.

Прямые затраты отражаются с аналитикой по соответствующему направлению деятельности, договорам и группам договоров. Общехозяйственные расходы распределяются между деятельностью в ТОСЭР и иной деятельностью на обоснованной базе — с учетом прямых затрат.

Это обеспечивает единый, воспроизводимый подход к формированию себестоимости и финансового результата по разным видам деятельности.

5. Учтены основные средства и лизинг

Выстроен порядок распределения амортизации и лизинговых платежей по основным средствам, которые могут использоваться в деятельности ТОСЭР и вне ее.

При распределении учитывается период и характер фактического использования актива. Это позволяет корректно относить расходы по основным средствам к соответствующему виду деятельности и сохранять расчетную логику для проверки.

6. Подготовлена налоговая аналитика

Разработаны рабочие регистры для подготовки показателей декларации по налогу на прибыль.

В рамках системы отдельно формируются данные по доходам, прямым расходам, косвенным расходам, прочим расходам и финансовому результату деятельности ТОСЭР. Также выстроен контроль периода формирования первой прибыли и соответствующих расчетных показателей.

Настроена сверка рабочих регистров с оборотно-сальдовой ведомостью, бухгалтерским учетом и данными декларации по налогу на прибыль.

После

Раздельный учет стал частью регулярного бухгалтерского процесса, а не отдельной ручной процедурой перед подготовкой отчетности.

Компания получила систему, в которой:

• доходы и расходы обособленно учитываются по деятельности ТОСЭР и иной деятельности;
• операции в 1С отражаются с необходимой аналитикой по субконто, группам субконто, договорам и группам договоров;
• затраты относятся к нужному направлению деятельности уже на этапе их отражения в учете;
• контроль доли доходов от деятельности ТОСЭР ведется ежемесячно и нарастающим итогом;
• общехозяйственные расходы распределяются по установленной и проверяемой методике;
• амортизация и лизинговые платежи учитываются с учетом фактического использования основных средств;
• данные раздельного учета сверяются с бухгалтерским и налоговым учетом;
• формируется подтверждаемая база для подготовки показателей декларации по налогу на прибыль.

Результат

От ручного сбора разрозненных операций — к встроенной в 1С системе раздельного учета, которая позволяет формировать проверяемую аналитику по деятельности ТОСЭР, контролировать ключевые показатели и готовить согласованные данные для бухгалтерской и налоговой отчетности