Контекст

Компания вела оперативный учет в 1С:Управление нашей фирмой, а затем выгружала данные в 1С:Бухгалтерию для формирования бухгалтерского и налогового учета.

В рамках налоговой диагностики была выявлена проблема в настройке обмена между системами: при загрузке документов в 1С:Бухгалтерию создавались дубли контрагентов и договоров.

Наименование компании, период проверки и отдельные детали не раскрываются в целях конфиденциальности.

Задача

Проверить корректность отражения операций по НДС, установить причины расхождений между оплатами и отгрузками, устранить технические и учетные причины незачета авансов, а также восстановить право на вычет НДС с полученных авансов в доступном налоговом периоде.

До

Компания начисляла НДС при получении авансов от покупателей и затем начисляла НДС при отгрузке товаров или оказании услуг.

В нормальной ситуации после отгрузки НДС, ранее исчисленный с полученной предоплаты, должен приниматься к вычету в части, которая относится к зачтенному авансу. Это позволяет не допустить повторной налоговой нагрузки на одну и ту же сумму реализации.nalog.gov+2

Однако из-за некорректной выгрузки из 1С:УНФ в 1С:Бухгалтерию по одним и тем же покупателям и договорам создавались дубли аналитики.

В результате:

• оплаты и отгрузки отражались по разным карточкам одного контрагента;
• договоры-дубли не позволяли автоматически сопоставить поступивший аванс с последующей реализацией;
• зачет авансов в учете не проводился или проводился не полностью;
• НДС с полученного аванса не принимался к вычету при отгрузке;
• компания фактически учитывала НДС дважды: при получении аванса и при последующей отгрузке;
• сумма НДС с авансов, не принятого к вычету, составила около 2,5 млн рублей.

Проблема была не в налоговой ставке и не в отсутствии права на вычет, а в разрыве между оперативным учетом, выгрузкой и аналитикой бухгалтерской базы.

Что сделано

1. Проведена инвентаризация аналитики

Проведена инвентаризация карточек контрагентов и договоров в 1С:Бухгалтерии.

Выявлены дубли, возникшие в результате некорректного обмена данными с 1С:УНФ. Проверены связи между оплатами, авансами, реализациями, договорами и документами расчетов.

2. Устранены дубли

Дубли контрагентов и договоров были устранены и объединены в единую аналитическую структуру.

Это восстановило корректную связь между документами поступления денег, реализацией и расчетами с покупателями. Оплаты и отгрузки стали отражаться по единым карточкам контрагентов и договорам.

3. Проведен ручной зачет авансов

По операциям, в которых автоматический зачет ранее не происходил, проведена ручная сверка и зачет поступивших авансов в счет соответствующих отгрузок.

Была восстановлена цепочка:

полученный аванс → начисление НДС с аванса → отгрузка → зачет аванса → вычет ранее начисленного НДС.

Именно факт отгрузки в счет ранее полученной предоплаты и зачета аванса дает основание для вычета НДС, начисленного продавцом при получении предоплаты.nalog.gov+2

4. НДС с авансов принят к вычету

После устранения дублей и проведения зачетов определена сумма НДС с полученных авансов, подлежащая вычету.

Около 2,5 млн рублей НДС было принято к вычету в ближайшей декларации по НДС.

5. Сформированы контрольные процедуры

Для предотвращения повторения ситуации сформированы контрольные точки:

• проверка корректности обмена между 1С:УНФ и 1С:Бухгалтерией;
• контроль создания новых карточек контрагентов и договоров;
• регулярная сверка авансов, оплат и последующих отгрузок;
• контроль остатков по авансам и НДС с полученных авансов перед формированием декларации;
• проверка полноты зачета авансов при закрытии налогового периода.

После

Компания восстановила корректную учетную цепочку между авансами и отгрузками.

Теперь:

• контрагенты и договоры ведутся без дублирования;
• оплаты и реализации сопоставляются по единой аналитике;
• авансы своевременно засчитываются в счет отгрузок;
• НДС, ранее начисленный с полученных авансов, принимается к вычету при возникновении права;
• показатели декларации по НДС проходят дополнительную сверку;
• контроль обмена между 1С:УНФ и 1С:Бухгалтерией стал частью регулярного учетного процесса.

Итог

Из-за дублей контрагентов и договоров компания не зачитывала авансы при отгрузке и не принимала к вычету НДС, ранее исчисленный с предоплаты. После инвентаризации аналитики, устранения дублей и ручного зачета авансов в ближайшей декларации к вычету было заявлено около 2,5 млн рублей НДС.